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中小型企业信息化的道路究竟如何走?

时间:2021-01-21 点击次数点击:

——“中小企业信息化一体化解决方案”打造中小企业信息化的成功之路

北京艾克斯特科技有限公司自1994年成立以来,一直致力于中小企业的信息化推广和服务工作,从CAD起步到今天已经成为国内唯一一家拥有CAD/CAPP/PDM/ERP/MES/能够覆盖制造业信息化全过程的完整产品线,通过这十余年积累的服务实施经验推出“中小企业信息化一体化解决方案”为中小企业信息化的实施探索出一条行之有效的途径。

一.中小企业信息化现状

* 观念淡薄,信息意识落后
企业对于何为信息化、如何实施信息化,大都缺乏透彻的认识,往往将信息化简单地理解为拥有电脑、建立财务管理系统或网站网页,重设备而轻信息。调查反映出部分企业的信息化建设流于形式,项目建设仅仅是简单的跟风行为,也没有发挥应有的效用。
* 投入不足,资金配置欠妥
资金短缺是中小企业的普遍困难,调查表明,近20%的中小企业认为资金不足是信息化建设中的主要障碍。企业对硬件的投资占到整个信息化建设投资的80%以上,而配套软件投入却相对落后。这样“重硬轻软”不仅占用了大量流动资金,也制约了硬件设备发挥效益。同时,信息化系统的管理和维护也是一项长期工程,需要人力、物力和资金的不断投入与支持。
* 人才缺乏,沟通机制不畅
中小企业行业分布领域多样广泛,企业内很难找到一批既懂信息技术又懂企业管理的复合型人才,而专业的信息技术类专业人才绝大多数聚集于IT类企业,业务需求和技术支持之间的沟通困境直接影响了中小企业的信息化进程。


* 价格昂贵,方案缺乏个性

目前市场上的中小企业信息化解决方案过于昂贵; 为中小企业量身定做的管理软件产品还不多或者不能很好地满足中小企业的实际需求,软件企业对中小企业的后续服务也没有跟上。国外企业管理软件又很难为中小企业所接受。笔者在对中小企业关于信息化建设障碍的调查中,38%的企业认为缺乏一种系统的信息化解决方案。


* 基础薄弱,管理成为瓶颈

管理基础薄弱,影响了中小企业信息化的顺利进行。中小企业信息化涉及企业的业务与管理流程、组织结构、管理制度等一系列问题,需要企业建立一套与信息化相适应的经营管理体制。许多中小企业管理方法陈旧,管理思想落后,混水摸鱼式的既得利益者和僵化守旧的心怀畏惧者构成了信息化建设中的最大阻力。


* 投入谨慎,态度保守观望

大多数中小企业,特别是制造业、机械设备等行业,比较坚持传统的经营管理方式,对信息化建设的投入持保守态度, 64%的企业对信息化软件的投入力度在10万以下, 这除了受企业规模、资金等的制约,企业的态度也是一个重要的方面。


* 成效一般,发展亟待突破

调查表明,54%的中小企业的信息化成效一般,也就是说大部分企业的信息化建设并没有发挥很大的效用。


下面我们在回顾一下大多数中小企业的信息化过程:
1.电脑扫盲办公。
办公室中开始使电脑,企业文字与图表处理电脑化,拨号或宽带,上网收集信息,收发E-MAIL。
2.财务管理信息化。
单机应用,联网应用,报账与税务申报。
3.部门管理电脑化,内部数据共享。
4.搭建企业局域网。
5.开通外网的窗口网站。
6.开始业务的集成应用。
7.升级硬/软件系统。
8.抛弃老系统,再投巨资,重新规划应用。

从以上看,这种信息化过程是“第一次吃螃蟹”的原始方式,是一个被动的过程,企业投入大,效果差,隐蔽的成本高,信息化发展比较缓慢。

 

二.信息化软件的部署与实施

中小企业信息化的主要领域包括:会计电算化、进销存管理、人力资源管理、供应链管理、生产管理、客户关系管理、计算机辅助设计、办公自动化和电子商务等方面。

虽然目前市场上充斥大量的覆盖上述企业信息化各个领域的软件和服务商,但是缺乏为中小企业提供完整服务的软件集和信息化服务商。从而使大量的企业不得不重复着“第一次吃螃蟹”的原始方式进行信息化的尝试。

1.中小企业信息化一体化解决方案的总体部署

尽管许多企业在CAD、CAPP、PDM、财务、MIS等的部门级应用中已经取得了一定成果,但远未形成以企业经营流程为核心的集成应用。在企业里面,信息流、物流、资金流是三大命脉,信息流指挥物流,物流带动资金流,通过对资金流的分析和预先控制要反作用到信息流和物流上,三者密不可分,不可以各行其是。

针对广大中小制造型企业面临的共同问题北京艾克斯特科技有限公司结合多年在制造业实施信息化的经验,并采用当前先进的信息化技术提供了一套CAX/CAPP/PDM/ERP整体解决方案。它从企业应用的实际出发,直接面向制造业企业用户设计,着力解决制造业企业用户平台异构、异地以及业务协同的需求,支持快速用户化开发和定制,是国内领先的信息化解决方案。方案系统图如下图所示:


中小企业信息化一体化解决方案总体方案图

这是面向企业信息化全领域解决方案产品套件,这种方案不是各种软件的简单堆砌和接口。以往的实践也证明了依靠简单接口的系统集成困难重重,一是企业难以协调不同软件厂商之间的关系以及某个系统升级后的连带关系,二是即便是一家厂商提供所有产品,如果只是利用接口作简单的拼接,那么系统运行后也不能彻底解决基于工作流的企业动态数据的管理,而恰恰是这些不可预期的时时发生的动态数据变更才是影响企业效率最大的环节。

这套系统的重点是构建支持企业信息一体化的集成工作平台。在此平台的基础上集成各种专业的软件实现信息的集成和共享。

2.中小企业信息化一体化解决方案的实施

从一体化解决方案可以看到拥有CAD/CAPP/PDM/ERP/MES完整的软件集合,但是真正能够为企业带来成效,则是软件的实施服务,这些实施服务是将艾克斯特在多年推广服务的基础上总结不同类型的企业的专业经验,并在实施过程中与具体企业的实际情况相结合实现企业个性需求的。下面是针对这一解决方案的具体实施路线:

1).面向数据集成制定适合企业信息化的数据标准

中小企业信息化能否有效的开展其中最为重要的工作就是制定适合企业信息化数据传递的标准规范和各应用系统间的集成标准。从而保证数据的统一性和一致性达到数据高度共享的原则。在制定数据标准的时候应从企业全面信息化的高度上考虑,数据的产生按照“数出一处”的原则在企业员工工作过程中实现,其它数据应用部门不在对数据进行维护,只是在各自的应用系统中引用和传递。

在中小企业信息化一体化解决方案特地提供:企业统一编码中心和统一基础数据库两个专为信息集成而开发的软件。

企业统一编码中心:统一编码中心是一个相对独立的,提供编码申请功能的工具。在企业里,为了管理方便,需要给每一个物料赋予一个唯一的编码,然而每个企业涉及的行业不同,即使同行业使用的标准和技术也有可能不同,所以,每个企业都可能有自己一套独特的编码规范,当产生一个新物料时,工作人员会根据这个编码规范推算出一个物料编码。当企业在信息化过程中,需要使用多种信息系统,这些系统可能是多个软件厂商提供的,它们之间大都是相当独立的,而它们在管理企业信息时都会涉及到编码信息。为了保证各系统之间使用的物料编码的唯一性,我们单独提供了这样一个工具来统一管理企业的编码规范、生成物料编码。

统一基础数据库:企业在信息化的过程中各个应用系统在实际应用中需要将企业的各类资源如人员、设备、组织机构、材料等各种数据建立满足系统应用的基础数据库,但在由于各个系统间的集成性和数据要求的制约使得这些数据在各系统中不能完全实现数据共享,在传统的实施过程中通过相关的标准和规范进行约束。而在统一基础数据库中可以将各种系统的数据按照标准规范的要求建立适合各系统中企业资源数据库方便各应用系统的调用,当企业在实施某些应用系统是已经建立了大量的基础数据,但这些资源很难被其它应用系统中调用,在统一基础数据库中将通过映射方式将这些数据集成起来,供其它系统调用。例如在产品设计、生产过程中对零件的材料进行选择时,各应用系统对材料的特性数据要求并不一致,在设计阶段技术人员关心的材料牌号,ERP中则需要关心牌号、名称、企业编码等参数。在以往的过程中则需要多次维护相关数据才能保证各系统中的应用,而在统一基础数据库的支持下,在设计过程中技术人员只需从库中选取响应规格的材料,在数据传递的过程中自然的将库中的信息传递到相关的软件中去,确保数据传递准确。

2).根据企业的特性按“中小企业信息化一体化解决方案”的思想制定分步实施规划

在企业实施的过程需要按照企业的实际情况制定详细的实施计划,在制定分布实施计划时,必须将企业的数据规范标准制定、实施和企业的业务流程分析、企业统一编码中心和统一基础数据库放在项目实施的第一阶段。其后的各个阶段则可以依据企业急需的业务分段部署和实施,从数据准备和数据服务特性上来说,一般从技术开始然后逐步普及到库存供应和生产管理的各个层面。

在“中小企业信息化一体化解决方案”中将工艺的设计和数据的完整性中提到较高的程度,对于制造型企业工业可以说是企业生产运作的模型,从信息集成的角度可以说工艺是设计和生产的桥梁。

3).依据行业成功实施信息化的经验优化企业的业务流程

在“中小企业信息化一体化解决方案”中最为关键的内容不是软件的本身功能,而是我公司在从事十余年推广实施信息化的成功的经验,在这些经验中有成功企业的信息化工作环境下业务模式和数据传递集成规范,也有数据应用的经典范例,这些都是整合企业业务流程的参考模型。

4).按照分布实施规划部署软、硬件及小范围测试验证

具体的实施过程中则按照项目的分步实施计划,先搭建小范围测试验证环境,以验证新的业务模型和软件应用的可靠易用性,逐步推广企业的实际环境中去,这样可以快速有效的完成项目的部署和实施,为企业节约成本并增强了项目的可实施性。

5).普及推广及人员培训

在推广实施的过程中关键是要为企业培养一批精通业务和软件应用的人才队伍,并按科学的实施方法建立良好的实施组织,严格的实施控制是保证项目成功的重要条件。

 

三.信息化服务体系的建立

在信息化的实施过程中,除了软件商开发适合广大中小企业的信息化的软件外,更重要的是建立各个层次的信息化服务体系,并从思想上和服务上广开渠道,形成多渠道多层次的服务格局,才能使广大中小企业得到满意的服务,下面是对信息化体系服务内容和方式的建议。

* 强化中小企业的信息化意识

转变中小企业的观念,使企业认识到开展信息化的重要性和迫切性。企业领导层、决策层在企业信息化建设中处于主导地位。因此,在信息化的推进中,企业的领导层必须理解信息化,领导并参与整个项目的实施,在人、财、物等各方面给予全面的支持。信息化服务提供商可通过与政府的信息化服务中心联合举办信息化发展介绍会、经验交流会、人才培训等活动,宣传和普及信息化知识。政府要有意识地树立中小企业信息化的示范企业,通过实效让广大中小企业学习跟进。

* “软”、“硬”兼施,合理使用有限资金

资金不足和信息化建设承受能力低是目前中小企业的现状。因此,中小企业的信息化建设不能盲目追求新技术,要根据企业自身的实际情况采用“滚动开发”的投资方法,认真分析自身最迫切需要解决的问题,选择适宜的实施路线,科学、合理地安排实施计划。中小企业一定要摆脱以硬件设备为主的投资方式,要硬件实施、软件系统以及网络产品同时并重。由于中小企业涉及行业广泛、企业内部管理方式以及业务流程多变,在系统选型时要坚持“好用、够用、实用”的原则,充分利用社会信息科技力量,例如第三方的信息平台,协助信息化建设中的IT采购,减少IT采购过程中的风险系数。

* 鼓励中小企业利用外包形式进行信息化建设

信息化建设外包对企业来说,可以减少资金投入、精简企业的机构、优化企业的运作、专注于企业的核心业务;对服务提供商来说,中小企业对信息化建设外包的认同可为企业提供商业机会。双方的双赢将推进中小企业的信息化建设。

* 大处着眼,小处着手;从易而难,循序渐进

中小企业具有数量大、规模小、行业和地域分布广、经营状况参差不齐等特点,因此在中小企业推进信息化建设时,要采取“整体规划,分步实施”的策略,具体的操作可本着减少成本、增加利润、扁平渠道、提高效率的思路,从财务管理信息化入手,逐步建立基于互联网的办公自动化系统、企业资源共享系统、客户关系管理系统、企业资源管理系统和网络营销系统与电子商务。

* 建立健全中小企业信息化社会服务体系

对于中小企业来说,由于规模分散、技术薄弱、资金有限,所以要充分调动、合理整合有关社会资源,发挥大专院校、科研院所的技术输出作用,发挥软件提供商、系统集成商、管理咨询公司、工程监利机构的相关作用,逐步建立由政府、中介服务体系和IT厂商参与的中小企业信息化支持、服务与保障体系,形成一个完善、诚信、高效的中小企业信息化社会信息服务体系。

* 引入第三方咨询

商业性咨询机构是保证信息化实施的重要利益相关者,通常这些咨询商有丰富的实施经验与行业背景,对中小企业信息化的快速实施起着关键作用。不管是实施成熟软件系统,或是新开发自用系统,或是安排投资,都需要抽象需求、规范业务流程与控制,因此引入第三方的咨询是很有必要的。

* ASP模式——一条有效途径

应用服务提供商ASP(Application Service Provider)模式就是集中为企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运行平台,负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务,使企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员,只需前期支付一次性的项目实施费和定期的ASP服务费,即可通过互联网享用信息系统。这样,就大幅度降低了中小企业信息化的门槛与风险,既可以节省用于购买IT产品、技术和维护运行的资金,又能使中小企业方便地利用信息化系统。

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